Wer seine Lohnfertigung digitalisieren will, fährt mit einer Reihenfolge in fünf Schritten gut: erst Angebote, Aufträge und Rechnungen im Büro, dann E-Rechnung, Rechnungseingang und DATEV, danach Arbeitspläne und Zeitrückmeldung je Arbeitsgang in der Fertigung, anschließend das Material im Lager, zuletzt Auswertungen und Spezialanbindungen.
Digitalisierung klingt in vielen Ohren nach Großprojekt, nach Industrie 4.0 und vernetzten Maschinen. Für einen Lohnfertiger mit zehn Mitarbeitern beginnt sie viel bodenständiger: damit, dass eine Information nur noch einmal erfasst wird. Dieser Leitfaden zeigt eine Reihenfolge, die sich in kleinen Betrieben bewährt hat, und verweist auf die passenden Ratgeber.
Schritt 1: Angebote, Aufträge und Rechnungen im Büro
Hier entstehen die Daten, auf denen alles andere aufbaut: Kunden, Artikel, Stücklisten, Arbeitspläne, Preise und Termine. Die Rechnung entsteht direkt aus dem Auftrag.
- Kalkulation mit getrennter Rüst- und Stückzeit: Angebotskalkulation
- Preise für verschiedene Mengen: Staffelpreise berechnen
- Grundlage jedes Teils: Arbeitsplan erstellen
Spürbarer Effekt: schnellere Angebote, keine doppelte Erfassung zwischen Angebot, Auftrag und Rechnung.
Schritt 2: E-Rechnung, Rechnungseingang und Steuerberater
Laufen Angebote, Aufträge und Rechnungen über das System, folgt das übrige Rechnungswesen: Ausgangsrechnungen gehen als E-Rechnung hinaus, Eingangsrechnungen werden ausgelesen statt abgetippt, Belege gehen digital an den Steuerberater. Das liegt auch wegen der E-Rechnungspflicht nahe: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr müssen ab 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle.
- Fristen und Formate: E-Rechnungspflicht 2027 und 2028
- Eingang automatisieren: Eingangsrechnungen automatisieren
- Belege an den Steuerberater: DATEV Unternehmen online
Spürbarer Effekt: kein Abtippen von Rechnungen und IBANs, keine Pendelordner.
Schritt 3: Die Fertigung anbinden
Wenn Aufträge und Arbeitspläne im System stehen, kommen sie dorthin, wo gearbeitet wird.
- Arbeitsplan und Zeichnung am Arbeitsplatz: Tablets in der Fertigung
- Zeiten je Arbeitsgang zurückmelden: Betriebsdatenerfassung im Kleinbetrieb
- Was als Nächstes dran ist: Reihenfolgeplanung ohne Plantafel
Spürbarer Effekt: weniger Rückfragen, keine veralteten Ausdrucke, echte Zeiten statt Schätzungen.
Schritt 4: Das Material im Lager
Mit Aufträgen und Stücklisten im System lässt sich der Materialbedarf automatisch ermitteln.
- Material je Auftrag reservieren: Fehlmengen vermeiden
- Reste nutzen: Verschnitt bei Stangenmaterial reduzieren
- Charge nachweisen: Materialrückverfolgung
Spürbarer Effekt: keine Doppelverplanung, weniger unnötiger Einkauf, Nachweis ohne Suchen.
Schritt 5: Auswerten und erweitern
Erst wenn die Daten aus den ersten Schritten zuverlässig fließen, lohnen sich Auswertungen und Spezialanbindungen.
- Wo Geld verdient wird: Nachkalkulation in der Einzelteilfertigung
- CAM-Daten nutzen: CAM-Daten im ERP
- Dokumente automatisch lesen: Positionslisten per KI
Drei Grundsätze für alle Schritte
- Einmal erfassen, überall nutzen. Jede doppelte Eingabe ist ein Zeichen, dass etwas noch nicht verbunden ist.
- Schritt für Schritt. Ein Bereich muss rund laufen, bevor der nächste dazukommt.
- Die Werkstatt einbeziehen. Wer an der Maschine steht, merkt am schnellsten, was hilft.
Ob ein ERP überhaupt der richtige Schritt ist, klärt der Ratgeber Excel oder ERP; wie die Einführung abläuft, der Ratgeber ERP-Einführung im Kleinbetrieb.
Alle Schritte in einem System
bIT 4.0 ist eine ERP-Software für Lohnfertiger und Einzelteilfertiger mit 5 bis 30 Mitarbeitern und deckt die Schritte 1 bis 4 und die Nachkalkulation in einem System ab: Kalkulation und Aufträge, Werkstatt per Tablet, Lager mit Reservierung und Sägemodul, Rechnungswesen mit E-Rechnung, DATEV und SEPA. Dazu kommen die CAM-Anbindung an Autodesk Inventor und, auf Wunsch, das Einlesen von Positionslisten per KI. Die Einführung beginnt im Büro und wird Schritt für Schritt erweitert, im Tempo des Betriebs.
Häufige Fragen
Wo sollte ein kleiner Lohnfertiger mit der Digitalisierung anfangen?
Im Büro, bei Angeboten und Aufträgen. Dort entstehen die Daten, die alle späteren Schritte brauchen: Artikel, Stücklisten, Arbeitspläne und Termine.
Wie lange dauert die Digitalisierung eines kleinen Betriebs?
Der erste Schritt im Büro ist bei einem passenden System nach einigen Wochen produktiv. Die weiteren Schritte folgen im eigenen Tempo, oft über mehrere Monate verteilt.
Brauche ich dafür mehrere Programme?
Besser nicht. Jedes zusätzliche Programm bedeutet doppelte Datenpflege und Schnittstellen. Für Betriebe mit 5 bis 30 Mitarbeitern ist ein System, das Büro und Fertigung verbindet, meist die übersichtlichere Lösung.
Was ist mit Maschinenanbindung und Industrie 4.0?
Sie kommt, wenn überhaupt, am Ende. Ohne saubere Aufträge, Arbeitspläne und Zeiten bringt auch eine Maschinenanbindung wenig. Viele kleine Betriebe erreichen einen großen Teil des Nutzens schon mit den ersten vier Schritten.
Grundlage
Dieser Ratgeber beruht auf der Praxis aus der Entwicklung von bIT 4.0. Die Software entsteht seit 2013 zusammen mit dem Pilotkunden Plankenhorn GmbH und weiteren Kunden aus Lohnfertigung, Blechbearbeitung und Halbzeughandel.