In kleinen Fertigungsbetrieben hat sich eine ERP-Einführung Schritt für Schritt bewährt: zuerst das Büro mit Angeboten, Aufträgen und Rechnungen, dann die Werkstatt, danach das Lager. Ohne Sonderwünsche kann das Büro nach einigen Wochen produktiv arbeiten. Typische Fehler sind zu viele Anpassungen zu Beginn, unklare Zuständigkeiten und Altdaten, die erst kurz vor dem Start bereinigt werden.
Eine ERP-Einführung hat in kleinen Betrieben einen schlechten Ruf: teuer, langwierig, mit Wochen voller Doppelarbeit. Das liegt meist an Projekten, die für größere Unternehmen gedacht sind. Ein Betrieb mit zehn Mitarbeitern braucht kein Lastenheft mit hundert Seiten, aber einen klaren Plan.
Wie lange es realistisch dauert
Wenn die Software ohne große Anpassungen passt, kann das Büro eines kleinen Betriebs nach einigen Wochen produktiv arbeiten. Werkstatt und Lager folgen im eigenen Tempo, oft über mehrere Monate verteilt, während der Betrieb normal weiterläuft.
Deutlich länger dauert es, wenn viele Sonderwünsche vor dem Start umgesetzt werden sollen, mehrere Programme über Schnittstellen verbunden werden oder Abteilungen eigene Freigabeprozesse haben. Das betrifft eher größere Unternehmen als Betriebe mit 5 bis 30 Mitarbeitern.
Die bewährte Reihenfolge
1. Vorbereitung Ziele festlegen: Was soll nach der Einführung besser laufen? Eine Person im Betrieb wird verantwortlich, meist der Inhaber oder die Büroleitung.
2. Stammdaten Kunden, Lieferanten, Arbeitsplätze mit Stundensätzen und die wichtigsten Artikel werden angelegt oder übernommen. Wer Excel-Listen hat, kann sie häufig importieren.
3. Büro Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen laufen über das neue System. Hier zeigt sich schnell, ob die Kalkulation stimmt und die Formulare passen.
4. Werkstatt Wenn das Büro reibungslos läuft, kommen Tablets oder Terminals an die Maschinen. Mitarbeiter sehen Arbeitsplan und Zeichnung und melden ihre Zeiten zurück. Mehr dazu im Ratgeber Tablets in der Fertigung.
5. Lager Zuletzt wird der Materialbestand erfasst, am besten zusammen mit einer Inventur. Ab dann reserviert das System Material je Auftrag und zeigt Fehlmengen.
Diese Reihenfolge hat einen Grund: Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf. Die Werkstatt kann nur zurückmelden, was im Büro als Auftrag angelegt wurde, und das Lager kann nur reservieren, was ein Auftrag braucht.
Datenübernahme aus Excel oder einem Altsystem
Bei der Übernahme alter Daten entstehen leicht Fehler, etwa doppelte Kunden oder uneinheitliche Artikelnummern. In kleinen Betrieben hilft eine einfache Regel: Nur übernehmen, was wirklich gebraucht wird.
- Kunden und Lieferanten: fast immer sinnvoll, meist per Import.
- Artikel: die regelmäßig wiederkehrenden zuerst; seltene Teile werden beim nächsten Auftrag neu angelegt oder aus einem ähnlichen kopiert.
- Offene Aufträge: oft einfacher im alten Verfahren abschließen.
- Lagerbestand: neu erfassen, am besten bei einer Inventur.
Typische Fehler
- Zu viele Anpassungen am Anfang. Wer jeden Sonderfall vor dem Start abbilden will, verzögert den Start um Monate. Besser: mit dem Standard beginnen und nach einigen Wochen gezielt nachjustieren.
- Niemand ist verantwortlich. Eine Einführung „nebenbei“ ohne festen Ansprechpartner im Betrieb verläuft im Sand.
- Altdaten werden zu spät bereinigt. Doppelte Kunden und uneinheitliche Artikelnummern fallen sonst erst nach dem Start auf.
- Alles auf einmal. Büro, Werkstatt und Lager gleichzeitig umzustellen, überfordert einen kleinen Betrieb.
- Die Werkstatt wird nicht gefragt. Wer an der Maschine steht, merkt am schnellsten, ob eine Anzeige hilft oder stört.
Schulung: weniger als befürchtet
Mitarbeiter in der Werkstatt haben oft wenig PC-Erfahrung. Eine Anwendung, die per Touch bedient wird und nur die nötigen Informationen zeigt, braucht kaum Einweisung.
Einführung von bIT 4.0
Bei bIT 4.0 erfolgt die Einführung Schritt für Schritt im Tempo des Betriebs, zuerst im Büro, danach in der Werkstatt und im Lager. Ohne Sonderwünsche arbeitet das Büro nach einigen Wochen produktiv. Daten aus Excel oder Altsystemen werden übernommen, wie es im Einzelfall passt. Eine Schulung ist enthalten, vor Ort oder per Fernwartung. Bisher war sie nie nötig: Der Verantwortliche beim Kunden geht die Abläufe in der Einrichtung mehrfach durch und weist seine Mitarbeiter danach selbst ein.
Häufige Fragen
Wie lange dauert eine ERP-Einführung in einem kleinen Betrieb?
Wenn die Software ohne große Anpassungen passt, kann das Büro eines kleinen Betriebs nach einigen Wochen produktiv arbeiten; Werkstatt und Lager folgen im eigenen Tempo, oft über mehrere Monate verteilt. Projekte mit vielen Sonderwünschen oder Schnittstellen dauern deutlich länger.
Muss der Betrieb während der Einführung stillstehen?
Nein. Bei einer schrittweisen Einführung läuft der Betrieb weiter. Neue Aufträge werden im neuen System angelegt, laufende Aufträge oft noch im alten Verfahren abgeschlossen.
Brauchen meine Mitarbeiter eine Schulung?
Ein kurzes Einweisen reicht meist, wenn die Software für die Zielgruppe gebaut ist. Bewährt hat sich, dass ein Verantwortlicher im Betrieb die Abläufe mit dem Anbieter mehrfach durchgeht und seine Kollegen danach selbst einweist.
Welche Daten sollte ich vor der Einführung vorbereiten?
Kunden und Lieferanten, die wichtigsten Artikel mit Stückliste und Arbeitsplan, Stundensätze der Arbeitsplätze und, falls das Lager mitgeführt wird, den Materialbestand, idealerweise aus einer Inventur.
Grundlage
Dieser Ratgeber beruht auf der Praxis aus der Entwicklung von bIT 4.0. Die Software entsteht seit 2013 zusammen mit dem Pilotkunden Plankenhorn GmbH und weiteren Kunden aus Lohnfertigung, Blechbearbeitung und Halbzeughandel.