Mit der E-Rechnung lassen sich Eingangsrechnungen weitgehend ohne Abtippen verarbeiten: Die Software liest Lieferant, Beträge und Bankdaten aus dem strukturierten Teil und stellt die Rechnung zur Prüfung bereit. Nach der Freigabe übergibt sie den Beleg an die Buchhaltung und erzeugt eine SEPA-XML-Datei für die Überweisung; im Online-Banking wird die Zahlung dann nur noch bestätigt.
Eine Lieferantenrechnung kommt per E-Mail. Jemand öffnet sie, druckt sie aus, prüft sie gegen den Lieferschein, legt sie für den Steuerberater ab und tippt am Ende IBAN, Betrag und Verwendungszweck ins Online-Banking. Fünf Arbeitsschritte für eine einzige Rechnung, und jeder Tippfehler bei der IBAN kostet Zeit.
Mit der E-Rechnung ändert sich das grundlegend, weil die Daten nicht mehr gelesen, sondern übernommen werden.
Warum die E-Rechnung den Unterschied macht
Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, und ab 2027 bzw. 2028 müssen Lieferanten sie ausstellen. Eine E-Rechnung enthält alle Angaben als strukturierte Daten: Lieferant, Rechnungsnummer, Positionen, Beträge, Steuersätze, Fälligkeit und Bankverbindung. Eine Software kann sie ohne Texterkennung zuverlässig auslesen. Fehlerhafte E-Rechnungen gibt es trotzdem, deshalb bleibt die Eingangsprüfung wichtig. Mehr zu den Fristen im Ratgeber E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.
Der automatisierte Ablauf
1. Erfassen Lieferanten schicken ihre Rechnungen an ein festes E-Mail-Postfach. Die Software holt sie dort automatisch ab und sammelt sie, statt dass sie in einzelnen Postfächern liegen bleiben.
2. Auslesen Die Software liest die strukturierten Daten: wer, was, wie viel, bis wann, auf welches Konto.
3. Prüfen Die Rechnung wird zur Nachbearbeitung bereitgestellt. Ein Mitarbeiter ordnet sie ein, etwa als Rechnung, Lastschrift oder Barzahlung, prüft sie sachlich und gibt sie frei: Wurde die Leistung so bestellt und erbracht, stimmen Mengen und Preise? Die Entscheidung bleibt beim Menschen, aber ohne Suchen und Abtippen.
4. An die Buchhaltung übergeben Der Beleg geht über eine Schnittstelle an die Buchhaltung oder den Steuerberater, zum Beispiel nach DATEV Unternehmen online.
5. Bezahlen Für freigegebene Rechnungen, die per Überweisung zu bezahlen sind, erzeugt die Software eine SEPA-XML-Datei. Das Online-Banking liest sie ein; dort wird die Zahlung nur noch bestätigt. Fälligkeit und Skontofrist sollten dabei berücksichtigt werden, sonst wird zu früh gezahlt oder Skonto verschenkt.
Was die SEPA-XML-Datei bringt
Die SEPA-XML-Datei ist ein europaweit einheitliches Format für Überweisungsaufträge, das die meisten Business-Banking-Programme einlesen können. Statt zehn Überweisungen einzeln einzutippen, wird eine Datei importiert und einmal freigegeben. Weil IBAN und Betrag direkt aus der E-Rechnung stammen, entfallen Tippfehler.
Was weiterhin manuell bleibt
- Die sachliche Prüfung: Wurde die Leistung so bestellt und erbracht?
- Die Freigabe der Zahlung im Online-Banking
- Rechnungen im Papier- oder PDF-Format: Ihre Zahl sinkt bis 2028 deutlich, ganz verschwinden sie aber nicht, etwa bei ausländischen Lieferanten, Kleinbetragsrechnungen und Kleinunternehmern
Voraussetzungen
- Eine Software, die E-Rechnungen in beiden gängigen Formaten (ZUGFeRD und XRechnung) lesen kann; siehe ZUGFeRD oder XRechnung
- Eine Absprache mit dem Steuerberater, wie Belege übergeben werden
- Ein Online-Banking, das SEPA-XML-Dateien importieren kann
- Eine klare Zuständigkeit im Büro für Prüfung und Freigabe
Eingangsrechnungen in bIT 4.0
bIT 4.0 holt Eingangsrechnungen aus einem hinterlegten E-Mail-Postfach ab und zeigt sie zur Nachbearbeitung an; E-Rechnungen im Format ZUGFeRD und XRechnung werden dabei ausgelesen. Der Benutzer ordnet jede Rechnung ein (Rechnung, Lastschrift, Versicherungsprämie, Barzahlung) und gibt sie manuell frei. Die Belege werden nach DATEV Unternehmen online hochgeladen. Für freigegebene Rechnungen erstellt bIT 4.0 eine SEPA-XML-Datei, mit der das Online-Banking die Überweisungen ausführt; im Banking werden die Zahlungen nur noch bestätigt. Einen automatischen Abgleich mit Bestellung und Wareneingang gibt es nicht.
Häufige Fragen
Was ist eine SEPA-XML-Datei?
Eine standardisierte Datei mit einem oder mehreren Überweisungsaufträgen, die das Online-Banking einlesen kann. Statt jede Überweisung einzeln einzutippen, wird die Datei importiert und als Ganzes freigegeben.
Funktioniert das auch mit PDF-Rechnungen?
Nur eingeschränkt. Aus einem reinen PDF müssen die Daten per Texterkennung gelesen werden, was fehleranfälliger ist. Bei E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung liegen die Daten bereits strukturiert vor.
Muss ich jede Rechnung trotzdem prüfen?
Ja, die sachliche Prüfung bleibt: Wurde die Leistung bestellt und erbracht, stimmen Menge und Preis? Die Automatisierung nimmt das Abtippen ab und stellt die Daten für den Abgleich bereit.
Wie kommen die Belege zum Steuerberater?
Über eine Schnittstelle, zum Beispiel zu DATEV Unternehmen online. Der Beleg wird dorthin hochgeladen, die Kanzlei arbeitet direkt damit, und Papierordner entfallen.