Die E-Rechnungspflicht kommt in Stufen: Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr E-Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen, ab 1. Januar 2028 gilt das für alle. Zulässig sind Formate nach der europäischen Norm EN 16931, vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL.
Die E-Rechnung ist kein Zukunftsthema mehr. Seit Anfang 2025 müssen alle Unternehmen sie empfangen können, und die Pflicht zum Ausstellen kommt in zwei Stufen. Für Fertigungsbetriebe, die fast ausschließlich an andere Unternehmen liefern, betrifft das jede Rechnung an Geschäftskunden mit Sitz im Inland.
Dieser Ratgeber gibt einen Überblick über die Regeln. Für die Anwendung im eigenen Betrieb ist der Steuerberater der richtige Ansprechpartner.
Die Fristen im Überblick
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 01.01.2025 | Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht als Mindestvoraussetzung. |
| 2025–2026 | Ausstellen von Papier- und PDF-Rechnungen weiterhin zulässig; PDF und andere elektronische Formate nur mit Zustimmung des Empfängers. |
| 01.01.2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere dürfen bis Ende 2027 noch sonstige Rechnungen verwenden, PDF weiterhin nur mit Zustimmung des Empfängers. Ältere EDI-Verfahren sind mit Zustimmung bis Ende 2027 für alle Unternehmen weiter zulässig. |
| 01.01.2028 | Ausstellungspflicht für alle Unternehmen bei Leistungen an andere Unternehmen im Inland. |
Was eine E-Rechnung ist und was nicht
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den eine Software automatisch lesen kann. Er muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Ein PDF, auch wenn es elektronisch verschickt wird, ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.
Die beiden in Deutschland verbreiteten Formate:
- XRechnung: reines XML, ohne Ansicht für Menschen
- ZUGFeRD: ein PDF mit eingebettetem XML, für Menschen lesbar und für Software auswertbar
Bei ZUGFeRD sind ab Version 2.0.1 die Profile BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG zulässig, nicht aber MINIMUM und BASIC-WL. Welches Format wann passt, erklärt der Ratgeber ZUGFeRD oder XRechnung.
Ausnahmen
Keine E-Rechnung ist unter anderem nötig für:
- Rechnungen an Kunden, die nicht im Inland ansässig sind, etwa in Österreich, der Schweiz oder anderen EU-Ländern
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
- Fahrausweise
- Leistungen von Kleinunternehmern
- Rechnungen an Privatkunden
- bestimmte steuerfreie Umsätze
Gutschriften, die ein Kunde im Gutschriftverfahren ausstellt, fallen ebenfalls unter die Pflicht. Betriebe, die von Kunden per Gutschrift bezahlt werden, sind dann Empfänger einer E-Rechnung.
Fehler und Validierung
Eine Datei, die nicht dem Format der Norm entspricht, gilt nicht als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung. Alle Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen; ein Verweis auf eine Anlage genügt nicht. Fehlen Pflichtangaben, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß. Deshalb sollte jede E-Rechnung vor dem Versand mit einem Prüfprogramm (Validator) geprüft werden, und auch eingehende E-Rechnungen werden geprüft, bevor sie gebucht und bezahlt werden.
Archivierung
Aufzubewahren ist der strukturierte Teil der E-Rechnung, in der Regel die XML-Datei, im Format, in dem sie empfangen oder versendet wurde. Den Bildteil einer ZUGFeRD-Rechnung muss man nur aufbewahren, wenn er steuerlich relevante Zusatzinformationen enthält. Eine ausgedruckte E-Rechnung ersetzt das Original nicht. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit 2025 acht Jahre. Sinnvoll ist, zu jeder E-Rechnung auch den Prüfbericht des Validators aufzuheben.
Was Fertigungsbetriebe jetzt tun sollten
- Umsatz prüfen: Lag der Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, gilt die Ausstellungspflicht ab Januar 2027.
- Software prüfen: Kann das ERP oder Rechnungsprogramm XRechnung und ZUGFeRD in einem zulässigen Profil erzeugen? Laufen die Rechnungen fehlerfrei durch die offiziellen Validatoren?
- Kunden fragen: Welches Format bevorzugen die wichtigsten Kunden, und über welchen Weg sollen die Rechnungen kommen?
- Eingang organisieren: Wer prüft eingehende E-Rechnungen, und wie kommen sie in Buchhaltung und Zahlungsverkehr? Siehe Eingangsrechnungen automatisieren.
- Steuerberater einbinden: Archivierung und Übergabe der Belege abstimmen, etwa über DATEV Unternehmen online.
Chance statt Pflicht
Die E-Rechnung ist mehr als eine Formalie. Eingehende Rechnungen müssen nicht mehr abgetippt werden, Beträge und Bankdaten lassen sich direkt übernehmen und prüfen. Wer den Eingang automatisiert, spart im Büro spürbar Zeit.
E-Rechnung in bIT 4.0
bIT 4.0 erzeugt und versendet E-Rechnungen als ZUGFeRD im Profil EXTENDED sowie als XRechnung; die Rechnungen laufen ohne Fehler und Warnungen durch die offiziellen Validatoren. Eingehende E-Rechnungen in beiden Formaten werden aus einem hinterlegten E-Mail-Postfach abgeholt, ausgelesen, zur Prüfung bereitgestellt, an DATEV Unternehmen online übergeben und nach der Freigabe als SEPA-Überweisung für das Online-Banking vorbereitet. Das E-Rechnungsmodul ist eine Erweiterung mit Einmalzahlung.
Häufige Fragen
Ab wann muss mein Betrieb E-Rechnungen ausstellen?
Lag der Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro, ab 1. Januar 2027. Alle anderen Unternehmen ab 1. Januar 2028. Bis dahin sind für sie weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen zulässig, PDF mit Zustimmung des Empfängers.
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Ein reines PDF gilt als sonstige Rechnung.
Welche ZUGFeRD-Profile sind zulässig?
Ab ZUGFeRD 2.0.1 erfüllen die Profile BASIC, EN 16931 (auch COMFORT genannt), EXTENDED und XRECHNUNG die Anforderungen. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht, weil ihnen umsatzsteuerliche Pflichtangaben fehlen.
Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?
Ja, unter anderem für Rechnungen an Kunden, die nicht im Inland ansässig sind, für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise, Leistungen von Kleinunternehmern und Rechnungen an Privatkunden. Empfangen können müssen E-Rechnungen trotzdem alle Unternehmen. Für Einzelfälle ist der Steuerberater der richtige Ansprechpartner.
Wie muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Aufzubewahren ist der strukturierte Teil, also in der Regel die XML-Datei, und zwar im empfangenen bzw. versendeten Format und acht Jahre lang. Der Bildteil einer ZUGFeRD-Rechnung muss nur aufbewahrt werden, wenn er steuerlich relevante Zusatzinformationen enthält.
Quellen
- Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur E-Rechnung
- IHK Köln: BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2025
- § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen
- § 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen (acht Jahre)
- Softguide: E-Rechnungspflicht 2025–2028
- kostenlose-erechnung.de: ZUGFeRD vs. XRechnung (aktualisiert 05.10.2026)