DATEV Unternehmen online ist die Plattform, über die Unternehmen ihre Belege digital mit dem Steuerberater teilen. Ein ERP mit passender Schnittstelle lädt Ausgangs- und Eingangsrechnungen direkt dorthin hoch, statt sie auszudrucken, zu scannen oder per E-Mail zu schicken. Die Kanzlei bucht auf Basis dieser Belege, und der Betrieb spart den Papierordner und das doppelte Ablegen.
In vielen kleinen Betrieben macht die Buchhaltung der Steuerberater, und sehr viele Kanzleien arbeiten mit DATEV. Die Belege dorthin zu bekommen, ist trotzdem oft Handarbeit: ausdrucken, sammeln, Pendelordner oder Scanner. Mit einer Schnittstelle zwischen ERP und DATEV Unternehmen online entfällt das.
Was DATEV Unternehmen online ist
DATEV Unternehmen online bündelt die Belege eines Unternehmens an einem zentralen Ort in der DATEV-Cloud. Laut DATEV dient es als Grundlage der digitalen Zusammenarbeit mit der Steuerberatung:
- Belege digital: revisionssicher archivieren; prüfen und freigeben mit dem Zusatzmodul DATEV Belegfreigabe online
- Zusammenarbeit: Die Kanzlei erstellt Buchführung und Auswertungen auf Basis der Belege und stellt sie bereit.
- Zahlungsverkehr: Überweisungen lassen sich direkt aus dem Beleg anstoßen.
Für die Übertragung aus Vorsystemen nennt DATEV unter anderem die DATEV-Datenservices Rechnungswesen und den DATEV Belegtransfer, über die Belege und Rechnungsdaten aus ERP- oder Warenwirtschaftssystemen automatisiert übertragen werden.
Welche Belege aus dem ERP kommen
| Beleg | Entstehung | Weg zu DATEV |
|---|---|---|
| Ausgangsrechnung | im ERP aus dem Auftrag | per Schnittstelle hochgeladen |
| Eingangsrechnung | vom Lieferanten, im ERP geprüft | per Schnittstelle hochgeladen |
| Kassenbelege, sonstige Belege | außerhalb des ERP | Upload, App oder Scan direkt in DATEV |
Der Vorteil für den Betrieb: Jede Rechnung wird nur einmal angefasst. Der Vorteil für die Kanzlei: Belege kommen laufend und vollständig an, nicht gesammelt am Monatsende.
Was vorher zu klären ist
- Mit der Kanzlei sprechen: Nutzt sie DATEV Unternehmen online, und wie sollen Belege kategorisiert werden?
- Zugang einrichten: Die Kanzlei richtet in der Regel den Zugang und die Berechtigungen ein.
- Schnittstelle im ERP aktivieren: Welche Belege sollen automatisch übertragen werden?
- Zuständigkeit festlegen: Wer im Betrieb prüft, ob alles angekommen ist?
- Aufbewahrung abstimmen: Welche Belege bleiben zusätzlich im eigenen System?
Typische Stolpersteine
- Belege werden doppelt übertragen, einmal per Schnittstelle und einmal per Upload „zur Sicherheit“.
- Eingangsrechnungen gehen ungeprüft an die Kanzlei; besser erst im ERP sachlich prüfen.
- Zahlungen werden doppelt angestoßen, einmal aus DATEV Unternehmen online und einmal per SEPA-Datei aus dem ERP. Zahlungen sollten nur aus einem System kommen.
- Unterschiedliche Rechnungsnummernkreise oder Gutschriften sind nicht abgestimmt.
DATEV-Anbindung in bIT 4.0
bIT 4.0 ist über eine Schnittstelle an DATEV Unternehmen online angebunden. Ausgangsrechnungen aus bIT 4.0 werden dorthin hochgeladen, ebenso Eingangsrechnungen von Lieferanten, die bIT 4.0 automatisch abfängt und zur Prüfung bereitstellt. Wie bIT 4.0 die Zahlungen vorbereitet, beschreibt der Ratgeber Eingangsrechnungen automatisieren. Eine Übersicht aller Anbindungen steht auf der Seite Schnittstellen.
Häufige Fragen
Brauche ich DATEV Unternehmen online, wenn mein Steuerberater DATEV nutzt?
Nicht zwingend, aber es ist der übliche Weg, Belege digital zu übergeben. Ob und wie die Plattform eingesetzt wird, stimmen Betrieb und Kanzlei gemeinsam ab; die Kanzlei richtet den Zugang meist ein.
Welche Belege überträgt ein ERP an DATEV?
Typischerweise Ausgangsrechnungen, die im ERP entstehen, und Eingangsrechnungen von Lieferanten. Welche Belege genau übertragen werden, hängt von der Schnittstelle des ERP ab.
Ersetzt DATEV Unternehmen online meine Buchhaltung?
Nein. Die Plattform ist der Ort, an dem Belege liegen und mit der Kanzlei geteilt werden. Gebucht wird in der Regel weiterhin von der Steuerberatung, auf Basis dieser Belege.
Muss ich dann noch Papierbelege aufheben?
Das hängt von Art und Herkunft des Belegs ab. E-Rechnungen sind im empfangenen Format aufzubewahren. Welche Aufbewahrungspflichten im Einzelfall gelten, klärt der Steuerberater.