Excel oder ERP? Excel reicht, solange eine Person alle Aufträge überblickt und jede Information nur an einer Stelle steht. Spätestens wenn dieselben Daten in mehreren Listen gepflegt werden, Material doppelt verplant wird oder die Nachkalkulation ausfällt, kostet die Listenpflege mehr, als ein ERP kosten würde. In Fertigungsbetrieben mit 5 bis 30 Mitarbeitern ist das oft spätestens dann der Fall, wenn mehr als eine Person Aufträge anlegt.
Fast jeder kleine Fertigungsbetrieb startet mit Excel. Das ist vernünftig: Excel ist vorhanden, jeder kann es bedienen, und eine Liste mit Aufträgen ist in zehn Minuten angelegt. Die Frage ist nicht, ob Excel schlecht ist, sondern ab wann der Aufwand, die Listen zu pflegen, größer wird als der Nutzen.
Wo Excel in der Fertigung an Grenzen stößt
Excel ist eine Tabellenkalkulation. Es rechnet hervorragend, aber es weiß nichts über die Zusammenhänge in einem Betrieb. Dass Auftrag 4711 drei Stangen Rundmaterial braucht, die gleichzeitig für Auftrag 4712 vorgesehen sind, erkennt keine Tabelle von selbst.
Typisch ist deshalb eine wachsende Zahl von Listen: eine für Angebote, eine für Aufträge, eine für das Material, eine für die Maschinenbelegung, dazu Ordner mit Zeichnungen und Zettel in der Werkstatt. Jede Liste ist für sich richtig. Zusammen ergeben sie kein verlässliches Bild.
Sieben Warnzeichen, dass Excel nicht mehr reicht
- Dieselben Daten stehen in mehreren Listen. Kundenname, Liefertermin oder Stückzahl werden zwei- oder dreimal eingetippt.
- Es gibt mehrere Versionen derselben Datei. „Auftragsliste_neu_final2.xlsx“ ist ein sicheres Zeichen.
- Nur eine Person kennt die Formeln. Fällt sie aus, stockt die Kalkulation.
- Material wird doppelt verplant oder zu spät bestellt. Ein Rest im Lager wird übersehen, oder zwei Aufträge greifen auf dieselbe Stange zu.
- Die Werkstatt fragt ständig nach. Welche Zeichnung gilt, was ist als Nächstes dran, wie wurde das Teil letztes Mal gemacht?
- Eine Nachkalkulation findet nicht statt. Ob ein Auftrag Geld verdient hat, ist ein Bauchgefühl.
- Angebote dauern zu lange. Für ein Wiederholteil wird die Kalkulation neu aufgebaut, weil die alte nicht auffindbar ist.
Treffen drei oder mehr Punkte zu, lohnt sich ein genauer Blick auf ein ERP.
Excel und ERP im direkten Vergleich
| Excel | ERP für Fertigungsbetriebe | |
|---|---|---|
| Erfassung | je Liste neu | einmal, dann überall verfügbar |
| Mehrere Benutzer | Konflikte, sobald Dateien kopiert oder lokal gespeichert werden | gleichzeitig, mit gleichem Stand |
| Material | Bestand als Zahl | Bestand mit Reservierung je Auftrag |
| Werkstatt | Ausdruck oder Zuruf | Arbeitsplan und Zeichnung am Arbeitsplatz |
| Nachkalkulation | von Hand, wenn überhaupt | aus den erfassten Zeiten |
| Kosten | scheinbar null | Lizenz oder Miete, Einführung |
| Abhängigkeit | von der Person mit den Formeln | vom Anbieter, deshalb Anbieter sorgfältig wählen |
Der Vergleich zeigt: Excel spart Geld bei der Anschaffung und kostet Zeit im Betrieb. Ein ERP kostet Geld bei der Anschaffung und spart Zeit im Betrieb. Wie viel, hängt davon ab, wie viele Stunden pro Woche heute in Listenpflege, Suchen und Nachfragen fließen.
Eine einfache Rechnung
Schätzen Sie für eine normale Woche, wie viel Zeit im Büro und in der Werkstatt in diese Tätigkeiten fließt:
- Daten von einer Liste in eine andere übertragen
- Zeichnungen, Arbeitspläne oder alte Kalkulationen suchen
- prüfen, ob Material da ist, und Material nachbestellen
- Rückfragen aus der Werkstatt beantworten
Schon zwei bis drei Stunden pro Woche ergeben bei 46 Arbeitswochen rund 90 bis 140 Stunden im Jahr. Dazu kommen Kosten, die sich schwer messen lassen: ein unnötig bestellter Materialrest, ein falsch kalkuliertes Angebot, ein verpasster Liefertermin. Was ein ERP für einen kleinen Betrieb kostet, erklärt der Ratgeber Was kostet ein ERP?.
Was sich mit einem ERP wirklich ändert
Der entscheidende Unterschied ist nicht die Oberfläche, sondern das Prinzip: Jede Information wird einmal erfasst und dann weiterverwendet. In der Fertigung heißt das:
- Die Stückliste aus dem Angebot bestimmt den Materialbedarf im Lager.
- Der Arbeitsplan aus der Kalkulation ist die Vorgabe in der Werkstatt.
- Die erfassten Zeiten aus der Werkstatt fließen in die Nachkalkulation und ins nächste Angebot.
- Die Rechnung entsteht aus dem Auftrag, ohne erneutes Eintippen.
Damit verschwinden die Übertragungsfehler zwischen den Listen, und die Frage „Welche Version gilt?“ stellt sich nicht mehr.
Wann Excel trotzdem die bessere Wahl ist
Ein ERP lohnt sich nicht in jedem Fall. Excel bleibt die richtige Lösung, wenn:
- eine Person alle Aufträge selbst bearbeitet und die Werkstatt direkt daneben steht,
- nur wenige, große Aufträge im Jahr anfallen,
- kein Material gelagert wird, weil es auftragsbezogen geliefert wird.
Auch im ERP-Alltag behält Excel seinen Platz: für Sonderauswertungen, Planspiele oder Listen, die nur einmal gebraucht werden.
So gelingt der Umstieg
Ein Umstieg muss nicht alles auf einmal ändern. Bewährt hat sich ein schrittweises Vorgehen: zuerst das Büro mit Angeboten, Aufträgen und Rechnungen, dann die Werkstatt, danach das Lager. Wie eine Einführung im Kleinbetrieb abläuft, beschreibt der Ratgeber ERP-Einführung im Kleinbetrieb.
bIT 4.0 als Alternative zu Excel
bIT 4.0 ist eine ERP-Software für Lohnfertiger und Einzelteilfertiger mit 5 bis 30 Mitarbeitern. Kalkulation, Aufträge, Fertigung per Tablet, Lager und Rechnung laufen in einem System. Daten aus Excel lassen sich übernehmen; wie, wird vor der Einführung gemeinsam geklärt.
Häufige Fragen
Ist Excel für einen kleinen Fertigungsbetrieb grundsätzlich falsch?
Nein. Für wenige Aufträge, die eine Person verwaltet, ist Excel schnell und flexibel. Problematisch wird es, wenn mehrere Listen dieselben Daten enthalten und niemand mehr weiß, welche Version gilt.
Kann ich meine Excel-Listen in ein ERP übernehmen?
In der Regel ja. Kunden, Artikel und Materialbestände lassen sich meist importieren. Wie viel Aufwand das ist, hängt davon ab, wie einheitlich die Listen aufgebaut sind; das wird vor der Einführung einzeln geklärt.
Wie lange dauert der Umstieg von Excel auf ein ERP?
Mit einem schlanken System ohne Sonderwünsche kann das Büro eines kleinen Betriebs oft nach einigen Wochen produktiv arbeiten; umfangreiche Projekte dauern deutlich länger. Die Werkstatt kommt danach Schritt für Schritt dazu. Mehr dazu im Ratgeber zur ERP-Einführung.
Was ist der größte Unterschied zwischen Excel und einem ERP?
Im ERP wird jede Information einmal erfasst und dann überall verwendet: Der Arbeitsplan aus der Kalkulation steht in der Werkstatt, die erfassten Zeiten in der Nachkalkulation, das Material im Lager. In Excel muss man diese Verbindungen von Hand herstellen.
Grundlage
Dieser Ratgeber beruht auf der Praxis aus der Entwicklung von bIT 4.0. Die Software entsteht seit 2013 zusammen mit dem Pilotkunden Plankenhorn GmbH und weiteren Kunden aus Lohnfertigung, Blechbearbeitung und Halbzeughandel.