Die Nachkalkulation in der Einzelteilfertigung vergleicht die kalkulierten Zeiten und Kosten eines Auftrags mit den tatsächlichen. Sie ist ein zentrales Werkzeug, um Angebote zu verbessern: Abweichungen je Arbeitsgang zeigen, wo zu knapp oder zu großzügig geschätzt wurde. Voraussetzung ist, dass die Werkstatt ihre Zeiten je Arbeitsgang erfasst, und dass aus den Ergebnissen saubere Vorgabezeiten für das nächste Angebot werden.
Ein Auftrag ist ausgeliefert und bezahlt. Hat er Geld verdient? In vielen kleinen Fertigungsbetrieben lautet die ehrliche Antwort: vermutlich. Die Nachkalkulation macht aus dieser Vermutung eine Zahl und aus der Zahl ein besseres nächstes Angebot.
Was eine Nachkalkulation vergleicht
| Vorkalkulation (Soll) | Nachkalkulation (Ist) | |
|---|---|---|
| Zeitpunkt | vor dem Auftrag, im Angebot | nach dem Auftrag |
| Zeiten | geschätzt je Arbeitsgang | erfasst je Arbeitsgang |
| Material | aus der Stückliste | tatsächlich verbraucht |
| Fremdleistungen | angefragt oder geschätzt | laut Rechnung |
| Ausschuss und Nacharbeit | meist nicht eingeplant | erfasst |
| Ergebnis | Angebotspreis | tatsächliche Kosten und Deckungsbeitrag |
Der Vergleich je Arbeitsgang ist dabei wichtiger als die Gesamtsumme. Ein Auftrag kann insgesamt passen, obwohl das Fräsen doppelt so lange gedauert hat und das Drehen schneller war als geschätzt. Beim nächsten ähnlichen Teil sind dann beide Schätzungen falsch, nur in verschiedene Richtungen.
Warum gerade Einzelteilfertiger sie brauchen
In der Serienfertigung wird ein Teil einmal sorgfältig kalkuliert und dann monatelang gefertigt. In der Einzelteilfertigung entsteht jeden Tag eine neue Schätzung. Ohne Rückmeldung bleibt jede Schätzung so gut oder schlecht wie die erste. Mit Nachkalkulation lernt der Betrieb bei jedem Auftrag dazu:
- Welche Arbeitsgänge werden regelmäßig unterschätzt?
- Bei welchen Werkstoffen oder Geometrien laufen die Zeiten aus dem Ruder?
- Welche Kunden oder Teilefamilien verdienen Geld, welche nicht?
Voraussetzung: Zeiten je Arbeitsgang
Eine Nachkalkulation ist nur so gut wie die erfassten Zeiten. Notwendig ist eine Erfassung je Arbeitsgang, idealerweise getrennt nach Rüsten und Bearbeitung. Am zuverlässigsten gelingt das, wenn der Mitarbeiter an der Maschine den Arbeitsgang am Tablet startet und beendet. Mehr dazu im Ratgeber Betriebsdatenerfassung im Kleinbetrieb.
Nachträgliche Schätzungen am Tagesende („heute ungefähr vier Stunden an Auftrag 4711“) helfen wenig, weil sie die Abweichungen glätten, um die es eigentlich geht.
Von der Ist-Zeit zur Vorgabezeit
Die Ist-Zeit eines Auftrags ist nicht automatisch die richtige Zeit für das nächste Angebot. Beim ersten Mal musste vielleicht ein Programm neu geschrieben werden, oder ein neuer Mitarbeiter war an der Maschine. Deshalb lohnt sich ein dritter Wert:
- Schätzzeit: was im Angebot stand
- Ist-Zeit: was tatsächlich gebraucht wurde
- Vorgabezeit: was beim nächsten Mal realistisch ist, bewusst festgelegt
Die Vorgabezeit ist die saubere Grundlage für Folgeangebote und für Wiederholteile. Sie gehört an den Artikel, damit sie beim nächsten Angebot automatisch auftaucht.
So läuft eine Nachkalkulation in der Praxis
- Auftrag abschließen, alle Zeiten sind erfasst.
- Soll und Ist je Arbeitsgang vergleichen, Rüsten und Bearbeitung getrennt.
- Große Abweichungen klären: einmaliger Effekt oder systematisch?
- Vorgabezeit festlegen, wenn das Teil wiederkommen kann.
- Erkenntnisse für ähnliche Teile notieren, etwa als Hinweis am Arbeitsgang.
Mit einem System, das die Zeiten aus der Werkstatt direkt bereitstellt, dauert das pro Auftrag wenige Minuten.
Typische Erkenntnisse
- Rüstzeiten werden häufig unterschätzt, besonders bei neuen Teilen.
- Nebenarbeiten wie Entgraten, Messen und Verpacken fehlen in der Kalkulation.
- Teile, die „schnell nebenbei“ gemacht werden, verdienen oft am wenigsten.
- Wiederholteile werden genauer kalkuliert, wenn die Vorgabezeit vom letzten Mal übernommen wird.
Nachkalkulation in bIT 4.0
In bIT 4.0 stehen die tatsächlichen Zeiten aus der Werkstatt-Rückmeldung direkt in der Nachkalkulation und werden mit den Schätzzeiten verglichen. Abweichend von Ist- oder Schätzzeit lässt sich eine Vorgabezeit setzen, die als Grundlage für Folgeangebote dient. Bei Wiederholteilen zeigt bIT 4.0 je Arbeitsschritt, wie viel Zeit beim letzten Mal tatsächlich gebraucht wurde.
Häufige Fragen
Lohnt sich eine Nachkalkulation bei Einzelteilen überhaupt?
Gerade dort. Wer täglich neue Teile kalkuliert, schätzt ständig. Ohne Rückmeldung, wie gut die Schätzung war, wiederholen sich dieselben Fehler. Und viele Einzelteile kommen als Wiederholteil zurück.
Was ist der Unterschied zwischen Ist-Zeit und Vorgabezeit?
Die Ist-Zeit ist die tatsächlich gebrauchte Zeit eines bestimmten Auftrags, mit allen Zufällen. Die Vorgabezeit ist der Wert, mit dem künftig kalkuliert werden soll. Sie kann von der Ist-Zeit abweichen, etwa wenn beim ersten Mal ein Programm neu eingefahren werden musste.
Wie genau müssen die Zeiten in der Werkstatt erfasst werden?
Je Arbeitsgang, mit Start und Ende, und getrennt nach Rüsten und Bearbeitung. Minutengenaue Erfassung per Tablet ist ideal; eine grobe Tagesnotiz reicht für eine aussagekräftige Nachkalkulation nicht.
Wie oft sollte ich nachkalkulieren?
Idealerweise bei jedem abgeschlossenen Auftrag, wenn die Zeiten ohnehin erfasst werden. Mindestens aber bei neuen Teilen, bei großen Aufträgen und bei Teilen, die wiederkommen sollen.
Grundlage
Dieser Ratgeber beruht auf der Praxis aus der Entwicklung von bIT 4.0. Die Software entsteht seit 2013 zusammen mit dem Pilotkunden Plankenhorn GmbH und weiteren Kunden aus Lohnfertigung, Blechbearbeitung und Halbzeughandel.