Was kostet ein ERP? Am Markt beginnen Mietmodelle für Betriebe um 10 Mitarbeiter laut erp-software.org bei etwa 20 bis 80 Euro pro Benutzer und Monat, die Einrichtung kostet rund 3.000 bis 15.000 Euro. Bei Kauflizenzen kommen jährlich etwa 15 bis 25 Prozent der Lizenzsumme für Wartung dazu. Das sind Durchschnittswerte vieler Anbieter. bIT 4.0 wird dagegen für jeden Betrieb individuell kalkuliert. Einen großen Teil der Gesamtkosten machen nicht die Lizenzen aus, sondern Einführung, Datenübernahme und die Zeit der eigenen Mitarbeiter.
„Was kostet ein ERP?“ ist eine häufige Frage vor dem Umstieg und lässt sich nicht pauschal beantworten. Ein Preis lässt sich erst nennen, wenn klar ist, wie viele Arbeitsplätze, welche Module und wie viel Einführung ein Betrieb braucht. Was sich sagen lässt: aus welchen Bausteinen sich die Kosten zusammensetzen und in welchen Spannen sie am Markt üblicherweise liegen.
Die Kostenbausteine
Die Gesamtkosten eines ERP bestehen aus vier Teilen:
- Software: einmalige Kauflizenz oder laufende Miete. Abgerechnet wird meist nach Benutzern oder Arbeitsplätzen, oft zusätzlich nach Modulen.
- Einführung: Einrichtung, Anpassung an die eigenen Abläufe, Datenübernahme, Schulung.
- Laufender Betrieb: Wartung und Updates beim Kauf, Support, eventuell Hosting.
- Interne Zeit: Die Stunden, die Inhaber und Mitarbeiter in Einführung, Tests und Datenpflege stecken. Sie stehen auf keiner Rechnung, sind aber real.
Laut erp-software.org macht die Software selbst nur einen Teil der Gesamtkosten aus; die Übersicht nennt an verschiedenen Stellen 20 bis 35 und 30 bis 50 Prozent. Den Rest bilden Einführung, Betrieb und interne Aufwände.
Marktspannen über viele Anbieter
Die folgenden Werte stammen aus einer aktuellen Marktübersicht von erp-software.org. Es sind Durchschnittswerte vieler Anbieter für kleine Unternehmen allgemein, nicht speziell für Fertigungsbetriebe und nicht für bIT 4.0. Sie dienen als Orientierung.
| Kostenart | Spanne | Quelle |
|---|---|---|
| Miete, meist als Cloud-Lösung, für Betriebe um 10 Mitarbeiter | ab ca. 20–80 € pro Benutzer und Monat | erp-software.org |
| Einrichtung für Betriebe um 10 Mitarbeiter | ca. 3.000–15.000 € einmalig | erp-software.org |
| Wartung bei Kauflizenz | ca. 15–25 % der Lizenzsumme pro Jahr | erp-software.org |
Die Zahlen zeigen die Bandbreite: Ein schlankes System für einen kleinen Betrieb ohne Sonderwünsche liegt am unteren Ende, umfangreiche Anpassungen und viele Schnittstellen schieben die Kosten nach oben.
Was den Preis in der Fertigung bestimmt
Für Fertigungsbetriebe kommen einige Besonderheiten dazu. Wie sie berechnet werden, ist je Anbieter verschieden:
- Arbeitsplätze im Büro und in der Werkstatt. Tablets oder Terminals an den Maschinen werden bei vielen Anbietern getrennt von Büroarbeitsplätzen berechnet.
- Module. Kalkulation, Fertigung, Lager, Zeiterfassung, E-Rechnung und Schnittstellen sind bei vielen Systemen einzeln buchbar.
- Schnittstellen. Anbindungen an DATEV, CAM-Systeme oder Laserschneid-Software können je nach Anbieter zusätzliche Kosten verursachen.
- Datenübernahme. Wie viel Aufwand die Übernahme von Kunden, Artikeln und Beständen macht, hängt davon ab, wie sauber die bisherigen Daten sind.
Versteckte Kosten, nach denen Sie fragen sollten
- Sind Updates in der Wartung oder Miete enthalten, auch bei gesetzlichen Änderungen wie der E-Rechnung?
- Was kostet eine Anpassung, wenn sich ein Ablauf im Betrieb ändert?
- Braucht die Software eine kostenpflichtige Datenbanklizenz oder einen bestimmten Server?
- Wer kümmert sich um Server, Backup und Virenschutz, und was kostet das?
- Was passiert mit den Daten, wenn der Vertrag endet?
Weitere Fragen an Anbieter enthält die Checkliste zur ERP-Auswahl.
Kosten gegen Nutzen rechnen
Ein ERP rechnet sich, wenn die eingesparte Zeit und die vermiedenen Fehler die Kosten übersteigen. Eine grobe Rechnung: Wie viele Stunden pro Woche fließen heute in doppelte Erfassung, Suchen, Rückfragen und Materialprüfung? Multipliziert mit einem internen Stundensatz und 46 Arbeitswochen ergibt das den jährlichen Aufwand, den ein ERP teilweise ersetzt. Dazu kommen schwer messbare Effekte wie genauere Angebote durch eine echte Nachkalkulation.
Kosten bei bIT 4.0
Die Marktzahlen oben gelten nicht für bIT 4.0.
bIT 4.0 gibt es als Kauflizenz oder zur Miete. Auch bei Miete läuft bIT 4.0 auf Ihrem eigenen Server, nicht in der Cloud. Der Preis richtet sich nach den Arbeitsplätzen im Büro, den Tablets in der Fertigung und den gewählten Modulen und wird individuell kalkuliert. Zur Kauflizenz gibt es ein optionales Wartungspaket mit Updates, Support und Fernwartung für derzeit 15 Prozent des Lizenzpreises pro Jahr; bei der Miete ist die Wartung enthalten. Mit der Wartung kommen auch Formatänderungen bestehender Funktionen, etwa neue Versionen von ZUGFeRD oder XRechnung; neue Funktionen wie die E-Rechnung selbst sind nicht enthalten. Als Datenbank dient der kostenlose Microsoft SQL Server Express, eine Datenbanklizenz fällt nicht an.
Häufige Fragen
Was kostet ein ERP für einen Betrieb mit 10 Mitarbeitern?
Laut erp-software.org liegen die Einstiegspreise für Mietmodelle bei Unternehmen dieser Größe am Markt bei etwa 20 bis 80 Euro pro Benutzer und Monat; für die Einrichtung werden rund 3.000 bis 15.000 Euro genannt. Es handelt sich um Marktwerte vieler Anbieter, nicht um Preise für bIT 4.0. Der tatsächliche Preis hängt von Modulen, Arbeitsplätzen und Anpassungen ab.
Ist Kaufen oder Mieten günstiger?
Über eine kurze Laufzeit ist die Miete meist günstiger, über viele Jahre oft der Kauf. Entscheidend sind die Laufzeit, die Wartungskosten beim Kauf und ob bei der Miete Updates und Support enthalten sind.
Welche Kosten werden bei ERP-Projekten oft unterschätzt?
Die Zeit der eigenen Mitarbeiter für Einführung und Datenpflege, die Übernahme von Altdaten, Anpassungswünsche und gesetzliche Änderungen wie die E-Rechnung, die nicht immer in der Wartung enthalten sind.
Warum nennen viele ERP-Anbieter keine Preise?
Weil sich der Preis aus Arbeitsplätzen, Modulen und Einführungsaufwand zusammensetzt und je Betrieb stark schwankt. Seriöse Anbieter nennen nach einem Gespräch über den Bedarf ein konkretes Angebot.