ERP kaufen oder mieten? Beim Kauf zahlt der Betrieb die Lizenz einmalig und optional jährlich eine Wartung für Updates und Support, am Markt üblich sind etwa 15 bis 25 Prozent der Lizenzsumme. Bei der Miete fällt ein monatlicher Betrag an, in dem Wartung und Updates meist enthalten sind. Kaufen rechnet sich über viele Jahre Nutzung, Mieten schont die Liquidität und lässt sich leichter anpassen.
Mit der Frage „Kaufen oder mieten?“ entscheidet ein Betrieb nicht nur über den Preis, sondern auch darüber, wie flexibel er später bleibt. Beide Modelle sind verbreitet, und beide können die richtige Wahl sein.
Was beim Kauf enthalten ist
Beim Kauf erwirbt der Betrieb ein dauerhaftes Nutzungsrecht an der Software. Der Preis richtet sich meist nach Arbeitsplätzen und Modulen und wird einmalig fällig.
Dazu kommt in der Regel ein Wartungsvertrag. Er umfasst üblicherweise Updates, Fehlerbehebungen und Support. Am Markt liegen die Wartungskosten laut erp-software.org bei etwa 15 bis 25 Prozent der Lizenzsumme pro Jahr, als häufigen Wert nennt die Übersicht 18 bis 22 Prozent.
Was bei der Miete enthalten ist
Bei der Miete zahlt der Betrieb einen monatlichen oder jährlichen Betrag. Darin sind Nutzungsrecht, Updates und Support meist bereits enthalten. Bei Cloud-Systemen sind Server und Serverbetrieb im Preis enthalten; läuft gemietete Software auf dem eigenen Server, kümmert sich der Betrieb selbst darum.
Der Vergleich
| Kauf | Miete | |
|---|---|---|
| Zahlung | einmalig hoch, dann Wartung | gleichmäßig über die Laufzeit |
| Liquidität | belastet zu Beginn | schont zu Beginn |
| Gesamtkosten über viele Jahre | oft niedriger | oft höher |
| Updates und Support | über Wartungsvertrag | meist enthalten |
| Anpassen der Arbeitsplätze | Nachkauf | Erhöhen oder Reduzieren |
| Steuerliche Behandlung | Anschaffung; Software darf steuerlich oft im ersten Jahr voll abgeschrieben werden | laufender Aufwand |
| Nutzung nach Vertragsende | Software bleibt nutzbar | Nutzung endet |
Nach einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 22.02.2022 (BStBl I 2022 S. 187) zu digitalen Wirtschaftsgütern kann für Software, ausdrücklich auch ERP-Software, eine Nutzungsdauer von einem Jahr angesetzt werden; das verbessert die Rechnung für den Kauf. Die Finanzverwaltung versteht das als Vereinfachungsregel, nicht als Pflicht. Für die steuerliche Behandlung im eigenen Fall ist der Steuerberater der richtige Ansprechpartner.
Eine einfache Vergleichsrechnung
Für eine Entscheidung reicht oft eine Rechnung auf einem Blatt:
- Kauf: Lizenzpreis + (jährliche Wartung × Jahre)
- Miete: monatliche Miete × 12 × Jahre
- Beide Summen für 3, 5 und 10 Jahre vergleichen.
Wo sich die Linien kreuzen, liegt der Punkt, ab dem der Kauf günstiger wird. Je länger ein Betrieb das System nutzen will, desto eher spricht die Rechnung für den Kauf. ERP-Systeme in kleinen Betrieben sind häufig viele Jahre im Einsatz.
Fünf Fragen für den Vertrag
- Was genau ist in Wartung oder Miete enthalten: Updates, Support, Fernwartung?
- Sind gesetzliche Änderungen wie die E-Rechnung enthalten oder eigene Module?
- Wie lang ist die Mindestlaufzeit, und wie wird gekündigt?
- Wie kommen Sie an Ihre Daten, wenn der Vertrag endet?
- Lassen sich Arbeitsplätze und Module später ergänzen, und zu welchen Bedingungen?
Kauf und Miete bei bIT 4.0
bIT 4.0 gibt es als Kauflizenz oder zur Miete. Zur Kauflizenz ist ein Wartungspaket mit Updates, Support und Fernwartung optional und kostet derzeit 15 Prozent des Lizenzpreises pro Jahr. Formatänderungen bestehender Funktionen, etwa neue Versionen von ZUGFeRD oder XRechnung, sind darin enthalten, neue Funktionen wie die E-Rechnung selbst nicht. Bei der Miete ist die Wartung enthalten. Der Preis richtet sich nach Arbeitsplätzen im Büro, Tablets in der Fertigung und gewählten Modulen.
Häufige Fragen
Ab wann lohnt sich der Kauf eines ERP?
Grob gerechnet, wenn die Summe aus Kaufpreis und Wartung über die geplante Nutzungsdauer unter der Summe der Mietzahlungen liegt. Bei ERP-Systemen, die häufig viele Jahre im Einsatz sind, ist das oft nach einigen Jahren der Fall.
Muss ich die Wartung beim Kauf abschließen?
Das ist je nach Anbieter unterschiedlich; oft ist sie optional. Ohne Wartung fehlen aber Updates und Support. Gesetzliche Änderungen sind je nach Anbieter auch mit Wartung nicht enthalten.
Sind gesetzliche Änderungen wie die E-Rechnung in der Wartung enthalten?
Nicht immer. Manche Anbieter berechnen größere gesetzliche Anpassungen als eigenes Modul. Fragen Sie vor Vertragsabschluss konkret danach.
Kann ich von Miete auf Kauf wechseln?
Das hängt vom Anbieter ab. Fragen Sie vor Vertragsabschluss, ob ein Wechsel möglich ist und ob bereits gezahlte Mieten angerechnet werden.