Den Überblick behalten wird im wachsenden Betrieb zur Kernfrage. In kleinen Fertigungsbetrieben ist der Inhaber oft das Informationssystem: Er weiß, welcher Auftrag eilt, wo das Material liegt und wie ein Teil gefertigt wird. Mit jedem neuen Mitarbeiter und Auftrag steigen die Rückfragen, bis der Chef zum Engpass wird. Abhilfe schafft ein System, in dem Termine, Material und Arbeitswissen für alle sichtbar sind, statt nur im Kopf einer Person.
In einem Betrieb mit fünf Mitarbeitern funktioniert vieles auf Zuruf. Der Chef nimmt die Anfrage an, kalkuliert, bestellt das Material, sagt in der Werkstatt, was als Nächstes kommt, und weiß am Ende, ob es sich gelohnt hat. Er ist das Informationssystem des Betriebs, und das ist effizient.
Mit dem Wachstum ändert sich das schleichend. Es kommen Mitarbeiter, Maschinen und Kunden dazu, und irgendwann reicht ein Kopf nicht mehr für alles.
Woran sich zeigt, dass der Chef zum Engpass wird
- Der Tag besteht aus Rückfragen. Welche Zeichnung gilt? Was ist als Nächstes dran? Ist das Material schon da?
- Ohne den Chef läuft wenig. Urlaub oder Krankheit bremsen den ganzen Betrieb.
- Termine werden knapp, ohne dass es jemand früh merkt. Dass ein Auftrag noch vier Tage beim Verzinker ist, fällt erst am Liefertermin auf.
- Angebote bleiben liegen, weil die Werkstatt Vorrang hat.
- Ob ein Auftrag Geld verdient hat, ist unklar. Für eine Nachkalkulation fehlt die Zeit.
Warum mehr Disziplin allein nicht hilft
Die naheliegende Reaktion sind mehr Listen und Besprechungen: eine Plantafel, eine Excel-Liste für das Material, eine Morgenrunde in der Halle. Das hilft eine Weile. Doch jede Liste muss jemand pflegen, und meist ist das wieder der Chef. Das Problem verschiebt sich, statt zu verschwinden.
Der Kern des Problems ist, dass Informationen an Personen hängen statt an den Dingen, um die es geht: am Auftrag, am Artikel, an der Stange im Lager.
Drei Fragen, die jeder Mitarbeiter selbst beantworten können sollte
1. Was ist als Nächstes dran? Die Reihenfolge ergibt sich nicht aus dem Liefertermin allein. Ein Artikel, der noch zur Fremdbearbeitung muss, ist früher dringend als einer mit gleichem Termin, der nur noch entgratet wird. Eine Liste, die das berücksichtigt und für jeden Mitarbeiter nur die Arbeiten an seinen Maschinen zeigt, ersetzt viele Rückfragen. Mehr dazu im Ratgeber Reihenfolgeplanung ohne Plantafel.
2. Wie wird das Teil gemacht? Zeichnung, Arbeitsplan und die Hinweise vom letzten Mal sollten am Arbeitsplatz verfügbar sein, nicht im Büro oder im Gedächtnis. Wie das mit Tablets an der Maschine funktioniert, beschreibt der Ratgeber Tablets in der Fertigung.
3. Ist das Material da? Wenn das Material einem Auftrag zugeordnet ist, sieht jeder, ob es reserviert, bestellt oder schon geliefert ist.
Was der Chef weiterhin selbst entscheiden sollte
Ein System nimmt dem Inhaber keine Entscheidungen ab, sondern die Suche nach Informationen. Preise, Prioritäten bei Konflikten und die Frage, welche Aufträge der Betrieb überhaupt annimmt, bleiben Chefsache. Der Unterschied: Diese Entscheidungen beruhen auf aktuellen Zahlen statt auf dem Gefühl.
Der erste Schritt
Ein einfacher Start: eine Woche lang jede Rückfrage notieren, mit einem Strich je Thema: Termin, Zeichnung, Material, Preis, Sonstiges. Das Ergebnis zeigt, wo ein System die meiste Entlastung bringt.
Wie bIT 4.0 den Überblick verteilt
bIT 4.0 berechnet die Dringlichkeit jedes Artikels aus Liefertermin und offenen Arbeitsgängen und zeigt jedem Mitarbeiter in der Werkstatt den wichtigsten nächsten Arbeitsschritt für seine Maschinen. Zeichnung und Hinweise liegen am Artikel, das Stangenmaterial ist dem Auftrag zugeordnet. Der Chef sieht im Büro denselben Stand.
Häufige Fragen
Ab wie vielen Mitarbeitern verliert der Chef den Überblick?
Eine feste Grenze gibt es nicht. Es hängt davon ab, wie viele Aufträge parallel laufen und wie oft neue Teile dazukommen. Ein deutliches Zeichen ist, wenn der Inhaber den Großteil seines Tages mit Rückfragen verbringt.
Hilft eine Plantafel gegen den Überblicksverlust?
Eine Plantafel macht Aufträge sichtbar, muss aber von Hand gepflegt werden. Sie zeigt nicht, welche Arbeitsgänge noch offen sind, wie lange sie dauern oder ob das Material da ist.
Muss ich für mehr Überblick eine Fertigungsplanung einführen?
Nicht unbedingt eine aufwändige Feinplanung. Für kleine Betriebe reicht meist eine automatisch sortierte Liste, die den wirklich dringendsten Auftrag oben zeigt, berechnet aus Liefertermin und noch offener Arbeit.
Wie bekomme ich mein Wissen aus dem Kopf in ein System?
Am besten nebenbei: Hinweise, Fotos und tatsächliche Zeiten werden beim Arbeiten direkt am Artikel gespeichert. So entsteht das Wissen im System, ohne dass jemand ein Handbuch schreiben muss.
Grundlage
Dieser Ratgeber beruht auf der Praxis aus der Entwicklung von bIT 4.0. Die Software entsteht seit 2013 zusammen mit dem Pilotkunden Plankenhorn GmbH und weiteren Kunden aus Lohnfertigung, Blechbearbeitung und Halbzeughandel.