Wer eine Lexware-Alternative für die Fertigung sucht, sollte zuerst klären, was fehlt: Kaufmännische Programme wie Lexware decken Angebote, Rechnungen und Buchhaltung gut ab. Für die Fertigung fehlt ihnen typischerweise die Sicht der Werkstatt: Arbeitspläne mit Rüst- und Stückzeit je Arbeitsgang, Zeitrückmeldung aus der Werkstatt und eine Nachkalkulation auf dieser Grundlage. Fertigungsbetriebe merken die Lücke daran, dass neben der Software Excel-Listen und Zettel für die Werkstatt entstehen.
Viele kleine Fertigungsbetriebe schreiben ihre Angebote und Rechnungen mit einer kaufmännischen Standardsoftware wie Lexware. Das funktioniert gut, solange es um Kunden, Preise und Belege geht. Die Werkstatt aber bleibt außen vor: Was dort passiert, steht auf Papier, in Excel oder im Kopf des Meisters.
Was kaufmännische Standardsoftware gut kann
Programme dieser Art sind für eine breite Zielgruppe gebaut: Handwerker, Händler, Dienstleister, Freiberufler. Entsprechend stark sind sie in den Bereichen, die alle gemeinsam haben:
- Kunden und Lieferanten verwalten
- Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen schreiben
- Zahlungseingänge überwachen und mahnen
- Buchhaltung führen oder an den Steuerberater übergeben
Für einen Händler oder Dienstleister ist das oft alles, was er braucht.
Was in der Fertigung fehlt
Ein Fertigungsbetrieb verkauft nicht nur Artikel, er stellt sie her. Dafür braucht er Informationen, die über Rechnungen und Bestand hinausgehen.
Welche Funktionen ein Programm im Einzelnen hat, unterscheidet sich je nach Produkt und Ausbaustufe; manche Warenwirtschafts-Editionen bieten zum Beispiel Stücklisten, Artikelreservierungen oder eine Nachkalkulation auf Projektebene. Was kaufmännischen Programmen typischerweise fehlt, ist die Sicht der Werkstatt:
| Bedarf in der Fertigung | Worauf es ankommt |
|---|---|
| Arbeitsplan mit Arbeitsgängen und Arbeitsplätzen | jeder Arbeitsgang mit eigenem Stundensatz |
| Rüstzeit und Stückzeit | je Arbeitsgang getrennt kalkuliert |
| Zeichnung und Arbeitsplan an der Maschine | aktuelle Version am Arbeitsplatz |
| Zeitrückmeldung je Arbeitsgang (BDE) | Ist-Zeiten aus der Werkstatt |
| Nachkalkulation | je Arbeitsgang, aus den Werkstattzeiten |
| Reihenfolge in der Werkstatt | aus Liefertermin und offener Arbeit |
| Stangenmaterial | jede Stange mit ihrer tatsächlichen Länge |
Prüfen Sie beim eigenen Programm, welche dieser Punkte abgedeckt sind. Fehlen mehrere, wird die Lücke meist mit Hilfsmitteln geschlossen: Excel für die Kalkulation, ausgedruckte Arbeitspläne, eine Magnettafel für die Planung, ein Notizbuch für Zeiten. Jedes Hilfsmittel funktioniert für sich, aber keines ist mit dem anderen verbunden.
Fünf Anzeichen, dass die Software nicht mehr passt
- Kalkulationen entstehen außerhalb der Software, meist in Excel, und werden dann als Preis übertragen.
- Die Werkstatt arbeitet mit Ausdrucken, die veralten, sobald sich etwas ändert.
- Niemand weiß genau, ob ein Auftrag Geld verdient hat, weil die tatsächlichen Zeiten nicht mit der Kalkulation verglichen werden.
- Material wird nach Gefühl bestellt, weil der Materialbedarf der Aufträge nicht aus Arbeitsplan und Stückliste abgeleitet wird.
- Wiederholteile werden neu kalkuliert, weil die alte Kalkulation nicht mit dem Artikel verbunden ist.
Zwei Wege aus der Lücke
Weg 1: Ergänzen. Die kaufmännische Software bleibt, ein zweites Programm übernimmt die Fertigung. Das klingt nach dem kleineren Schritt, bedeutet aber zwei Datenbestände: Kunden, Artikel und Aufträge müssen in beiden Systemen gepflegt oder per Schnittstelle abgeglichen werden.
Weg 2: Ersetzen. Ein ERP für Fertigungsbetriebe übernimmt Angebot, Auftrag, Fertigung, Lager und Rechnung. Die Buchhaltung bleibt beim Steuerberater; die Rechnungen gehen über eine Schnittstelle zum Beispiel an DATEV Unternehmen online. Für viele Betriebe mit 5 bis 30 Mitarbeitern ist das der übersichtlichere Weg.
Worauf es bei der Auswahl ankommt
Ein Fertigungs-ERP für einen kleinen Betrieb sollte vor allem drei Dinge können: Rüst- und Stückzeiten getrennt kalkulieren, die Werkstatt einfach einbinden und das Material mit dem Auftrag verbinden. Weitere Kriterien und Fragen an Anbieter stehen in der Checkliste zur ERP-Auswahl.
bIT 4.0 für Betriebe, die mehr als Rechnungen brauchen
bIT 4.0 verbindet Büro und Fertigung: Kalkulation mit getrennter Rüst- und Stückzeit, Arbeitsplan und Zeichnung auf dem Tablet an der Maschine, Stangenmaterial je Auftrag reserviert und Rechnungen mit Übergabe an DATEV Unternehmen online.
Lexware ist eine eingetragene Marke der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG. Bachthaler IT steht in keiner Verbindung zu Haufe-Lexware.
Häufige Fragen
Ist Lexware schlecht für Fertigungsbetriebe?
Nein. Für Angebote, Rechnungen und Buchhaltung ist kaufmännische Standardsoftware gut geeignet, je nach Edition auch für Lager und Stücklisten. Für die Abläufe in der Werkstatt ist sie nicht gebaut: Arbeitspläne mit Maschinenzeiten je Arbeitsgang und Rückmeldungen aus der Fertigung fehlen in der Regel.
Kann ich Lexware behalten und nur ein ERP für die Fertigung ergänzen?
Das ist möglich, bedeutet aber zwei Systeme. Die Vor- und Nachteile beider Wege stehen im Abschnitt „Zwei Wege aus der Lücke“.
Was passiert mit meiner Buchhaltung, wenn ich wechsle?
Die Finanzbuchhaltung erledigt in vielen kleinen Betrieben ohnehin der Steuerberater. Ein Fertigungs-ERP übergibt Ausgangs- und Eingangsrechnungen dann zum Beispiel an DATEV Unternehmen online, statt selbst eine Buchhaltung zu führen.
Woran erkenne ich, dass ich ein Branchen-ERP brauche?
Typische Zeichen sind Excel-Listen für Material und Maschinenbelegung, Zettel mit Arbeitsplänen in der Werkstatt, fehlende Nachkalkulation und Angebote, die für Wiederholteile neu kalkuliert werden müssen.
Grundlage
Dieser Ratgeber beruht auf der Praxis aus der Entwicklung von bIT 4.0. Die Software entsteht seit 2013 zusammen mit dem Pilotkunden Plankenhorn GmbH und weiteren Kunden aus Lohnfertigung, Blechbearbeitung und Halbzeughandel.