Bei einem ERP in der Cloud übernimmt der Anbieter Serverpflege, Sicherheitsupdates und Backups, und es ist von überall erreichbar; dafür hängt es von der Internetverbindung und dem Anbieter ab. Ein ERP auf dem eigenen Server läuft auch ohne Internet weiter und die Daten bleiben im Betrieb, dafür braucht es einen gepflegten Server und einen IT-Dienstleister. Für Fertigungsbetriebe mit vielen Zeichnungen und Werkstatt-Arbeitsplätzen spricht oft viel für den eigenen Server.
Cloud oder eigener Server ist bei der ERP-Auswahl oft die erste Grundsatzfrage. Beide Wege haben ihre Berechtigung. Für einen Fertigungsbetrieb hängt die Antwort weniger von Moden ab als von ganz praktischen Dingen: Wie stabil ist das Internet im Gewerbegebiet? Wie groß sind die Zeichnungen? Wer kümmert sich um die Technik?
Die beiden Modelle
Cloud-ERP: Die Software läuft im Rechenzentrum des Anbieters, der Zugriff erfolgt über den Browser oder eine App. Server, Updates und Datensicherung übernimmt der Anbieter. Abgerechnet wird meist monatlich pro Benutzer.
ERP auf dem eigenen Server (On-Premise): Die Software ist im Betrieb installiert, die Daten liegen auf einem eigenen Server. Um Hardware, Backup und Netzwerk kümmert sich der Betrieb, in der Regel über seinen IT-Dienstleister.
Der Vergleich
| Cloud | Eigener Server | |
|---|---|---|
| Datenhaltung | beim Anbieter | im eigenen Betrieb |
| Internetausfall | Arbeit steht weitgehend | Arbeit im Betrieb läuft weiter |
| Große Zeichnungen, CAM-Daten | Upload und Download über das Internet | direkt im lokalen Netz |
| Serverpflege, Backup | Anbieter | eigener IT-Dienstleister |
| Zugriff von unterwegs | direkt | über VPN oder Fernzugriff |
| Kostenstruktur | laufende Miete | Lizenz oder Miete plus eigener Server |
| Anbieterwechsel | Datenexport nötig, Format prüfen | Daten liegen im Haus, Exportformat trotzdem klären |
Was in der Fertigung besonders zählt
Verfügbarkeit in der Werkstatt. Wenn an jeder Maschine ein Tablet den Arbeitsplan zeigt, muss das System verfügbar sein. Fällt bei einem Cloud-ERP das Internet aus, fehlen Zeichnungen und Arbeitspläne. Im lokalen Netz ist dieses Risiko kleiner.
Datenmengen. Zeichnungen, Fotos, Videos und CAM-Dateien sind groß. Im lokalen Netz öffnen sie sich ohne Wartezeit, in der Cloud hängt das von der Bandbreite ab.
Zugriff auf Dokumente. Praktisch ist, wenn Zeichnungen und Dokumente in einer normalen Ordnerstruktur liegen, auf die man auch ohne die ERP-Software zugreifen kann, etwa aus dem CAM-System heraus.
Datenhoheit. Viele Inhaber wollen Kundenzeichnungen und Kalkulationen im eigenen Haus wissen, manche Kunden fordern das sogar. Auf dem eigenen Server ist das leichter zu erfüllen, solange keine Daten an externe Dienste gehen.
Wann die Cloud die bessere Wahl ist
- Es gibt keinen Server im Betrieb und auch keinen IT-Dienstleister.
- Mehrere Standorte oder viele Mitarbeiter im Außendienst brauchen Zugriff.
- Die Internetverbindung ist schnell und hat eine Ausfallsicherung.
- Es werden kaum große Dateien verarbeitet.
Wann der eigene Server die bessere Wahl ist
- Die Werkstatt soll auch bei Internetstörungen weiterarbeiten.
- Es gibt viele große Zeichnungen und CAM-Daten.
- Ein Server für Dateiablage existiert bereits, ebenso ein IT-Dienstleister.
- Datenhoheit ist dem Betrieb oder seinen Kunden wichtig.
Wer kümmert sich um den Server?
Ein eigener Server braucht Pflege: Updates des Betriebssystems, Datensicherung, Virenschutz. Diese Aufgaben gehören zum IT-Dienstleister des Betriebs, nicht zum ERP-Anbieter. Klären Sie bei der Auswahl, wie die Zuständigkeiten verteilt sind, und ob der ERP-Anbieter per Fernwartung auf das System zugreifen kann, wenn Unterstützung nötig ist.
bIT 4.0 läuft auf dem eigenen Server
bIT 4.0 ist für das lokale Netz im Betrieb ausgelegt und läuft auf Windows-Arbeitsplätzen und Windows Server. Die strukturierten Daten liegen in einer Datenbank auf Microsoft SQL Server Express, für die keine Lizenzkosten anfallen; Zeichnungen und Bilder im normalen Windows-Dateisystem, erreichbar auch ohne die Software. Von außen ist der Zugriff über VPN oder Fernzugriff möglich, eingerichtet durch den IT-Dienstleister des Betriebs. Eine eigene Cloud-Version gibt es nicht. Nur die optionale KI-Funktion, die auf Wunsch freigeschaltet wird, überträgt Dokumente zur Auswertung an einen externen Dienst.
Häufige Fragen
Ist ein Cloud-ERP sicherer als ein eigener Server?
Das hängt von beiden Seiten ab. Große Rechenzentren sind professionell abgesichert und werden ständig überwacht. Ein Server im Betrieb ist nur so sicher, wie er gepflegt wird: mit Updates, Backup und Virenschutz; gerade in kleinen Betrieben ist das oft der Schwachpunkt. Entscheidend ist, dass sich jemand verantwortlich kümmert, beim eigenen Server meist der IT-Dienstleister.
Kann ich mit einem lokalen ERP von zu Hause arbeiten?
Ja, über einen gesicherten Fernzugriff wie VPN oder ein Fernwartungsprogramm, das der IT-Dienstleister einrichtet. Für die Arbeit in der Werkstatt ist das ohnehin unerheblich, dort läuft alles im lokalen Netz.
Was passiert bei einem Internetausfall?
Bei einem Cloud-ERP steht dann meist auch die Werkstatt, weil Arbeitspläne und Zeichnungen nicht geladen werden. Ein ERP auf dem eigenen Server arbeitet im lokalen Netz weiter; nur Dinge wie E-Mail-Versand oder Banking warten, bis die Verbindung zurück ist.
Ist die Cloud günstiger?
Nicht unbedingt. Die Miete enthält Server und Betrieb, läuft aber dauerhaft. Beim eigenen Server kommen Hardware und IT-Dienstleister dazu, die viele Betriebe für Dateiablage und E-Mail ohnehin haben.
Grundlage
Dieser Ratgeber beruht auf der Praxis aus der Entwicklung von bIT 4.0. Die Software entsteht seit 2013 zusammen mit dem Pilotkunden Plankenhorn GmbH und weiteren Kunden aus Lohnfertigung, Blechbearbeitung und Halbzeughandel.