ZUGFeRD oder XRechnung? XRechnung ist ein reines XML-Format ohne Ansicht für Menschen und wird vor allem von öffentlichen Auftraggebern verlangt. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML: Menschen lesen das PDF, Software liest die Daten. Für Rechnungen an Geschäftskunden sind beide zulässig, solange die Norm EN 16931 erfüllt ist; bei ZUGFeRD heißt das ab Version 2.0.1 und nicht in den Profilen MINIMUM oder BASIC-WL.
Mit der E-Rechnungspflicht taucht eine Frage in jedem Büro auf: ZUGFeRD oder XRechnung? Die kurze Antwort: Beide sind zulässig, beide basieren auf derselben europäischen Norm, und viele Betriebe brauchen beide, je nach Kunde.
Der Aufbau
| ZUGFeRD | XRechnung | |
|---|---|---|
| Dateiform | PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei | reine XML-Datei |
| Für Menschen lesbar | ja, als normales PDF | nur mit Viewer oder Software |
| Für Software auswertbar | ja, über das XML | ja |
| Herausgeber | FeRD, gemeinsam mit FNFE-MPE (Frankreich) | KoSIT |
| Typischer Einsatz | Geschäftskunden | öffentliche Auftraggeber, auch B2B möglich |
| Grundlage | EN 16931 | EN 16931 mit zusätzlichen deutschen Regeln |
ZUGFeRD heißt in Frankreich Factur-X; technisch ist es dasselbe Format. ZUGFeRD 2.5 wurde im Juni 2026 veröffentlicht und erweitert unter anderem das Profil EXTENDED; seit 1. September 2026 gilt der Stand 2.5.2.
Die ZUGFeRD-Profile
ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen, die sich im Umfang der enthaltenen Daten unterscheiden:
| Profil | Für die E-Rechnungspflicht |
|---|---|
| MINIMUM | nicht ausreichend, Pflichtangaben fehlen |
| BASIC-WL | nicht ausreichend, Pflichtangaben fehlen |
| BASIC | zulässig |
| EN 16931 (COMFORT) | zulässig, für B2B häufig empfohlen |
| EXTENDED | zulässig, mit zusätzlichen Feldern |
| XRECHNUNG | zulässig, entspricht den XRechnung-Regeln |
Rechnungspositionen bildet bereits das Profil EN 16931 vollständig ab. Reicht es nicht, etwa bei Sammelrechnungen über mehrere Lieferscheine, bietet EXTENDED zusätzliche Felder.
Wann welches Format?
ZUGFeRD passt, wenn der Kunde ein Unternehmen ist und sowohl lesbare Rechnungen als auch strukturierte Daten möchte. Er kann das PDF ablegen wie bisher und seine Software liest gleichzeitig die Daten.
XRechnung passt, wenn der Kunde sie ausdrücklich verlangt. Das ist bei öffentlichen Auftraggebern üblich, oft zusammen mit einer Leitweg-ID zur Zuordnung. Auch einige Unternehmen bevorzugen reines XML, weil sie keine PDFs verarbeiten wollen.
Im Zweifel fragen. Viele Kunden teilen ihr bevorzugtes Format und den Versandweg auf Nachfrage mit.
Woran eine gute E-Rechnung erkennbar ist
- Sie besteht die offiziellen Prüfprogramme (Validatoren) ohne Fehler und Warnungen.
- PDF und XML enthalten bei ZUGFeRD denselben Inhalt; maßgeblich ist das XML.
- Pflichtangaben wie Steuernummer oder USt-IdNr., Leistungsdatum und Steuersätze sind vollständig.
- Die Bankverbindung ist korrekt hinterlegt, damit der Empfänger die Zahlung automatisch anstoßen kann.
Und beim Empfang?
Auch beim Empfang müssen beide Formate gelesen werden können, weil jeder Lieferant das Format wählen darf, das die Norm erfüllt. Wie eingehende E-Rechnungen automatisch geprüft und bezahlt werden, beschreibt der Ratgeber Eingangsrechnungen automatisieren.
Beide Formate in bIT 4.0
bIT 4.0 erzeugt ZUGFeRD im Profil EXTENDED und XRechnung. Die Rechnungen laufen ohne Fehler und Warnungen durch die offiziellen Validatoren. Eingehende E-Rechnungen liest bIT 4.0 in beiden Formaten, ZUGFeRD und XRechnung, und stellt die Daten für die Rechnungsprüfung bereit.
Häufige Fragen
Welches Format sollte ein Fertigungsbetrieb für Geschäftskunden nutzen?
Für die meisten Geschäftskunden ist ZUGFeRD praktisch, weil das PDF ohne Zusatzsoftware lesbar ist und die Daten trotzdem automatisch verarbeitet werden können. Verlangt ein Kunde ausdrücklich XRechnung, etwa eine Behörde, wird diese geliefert.
Was bedeutet das ZUGFeRD-Profil EXTENDED?
EXTENDED ist das umfangreichste ZUGFeRD-Profil. Es enthält alle Angaben der Norm EN 16931 und zusätzliche Felder, etwa für Sammelrechnungen über mehrere Lieferscheine. Es ist für die E-Rechnungspflicht zulässig; nicht jedes Empfängersystem wertet die Zusatzfelder aber aus.
Was gilt, wenn PDF und XML einer ZUGFeRD-Rechnung voneinander abweichen?
Maßgeblich sind die strukturierten Daten im XML. Deshalb muss eine Software sicherstellen, dass beide Teile denselben Inhalt haben.
Wer gibt die Formate heraus?
ZUGFeRD wird vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) gemeinsam mit dem französischen Partner herausgegeben, die Version 2.5 erschien im Juni 2026, seit 1. September 2026 gilt der Stand 2.5.2. XRechnung verantwortet die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).